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档案管理办法(试行)

为促进单位融合,加强单位间合作,规范档案工作工作流程,促进档案工作能够健康有序的开展,现制定档案管理办法(试行),执行中如存在问题,请及时联系档案管理部门反应。

第一章 总则

第一条 为了加强档案管理,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定,制定本办法。

第二条 本办法所称档案的范围,是本单位主要职能活动和本单位工作人员在从事日常工作、专项工作和其他各项工作活动中形成的,对单位和社会具有保存价值的文件材料。

第三条 各单位各部门和个人应当遵守本办法,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第四条 标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度,达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术,实现标准档案管理的现代化。

第五条 档案是本单位的宝贵财富。档案工作是办好工作的重要基础工作之一,是反映和衡量各单位各部门整体水平的一个重要标志。档案工作应纳入单位和部门总体发展规划和年度计划,纳入单位和部门管理制度和各级各类人员的职责范围,并作为考核内容之一。

第二章  文件材料的形成与归档

第六条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。每位档案员应按照工作程序和立卷要求,进行材料的积累。工作结束时整理、立卷。

上报专项工作应由档案人员按管理要求核准后,方可进行,其文件材料应归档。

第七条  单位实行部门立卷制度。档案室按立卷单位接收档案。

第八条  归档范围

(一) 党群管理类:主要内容包括单位党群部门在工作中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

(二) 行政管理类:主要内容包括行政职能部门工作中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

(三) 业务类:主要内容包括对外业务中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

(四) 基本建设类:主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

(五) 财会类:主要内容包括财会管理和财会活动中形成的有保存价值的文件材料。

(六) 外事类:主要内容包括外事管理和外事活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

(七) 声像类:主要内容包括单位各项活动中形成的,或者外部形成与本校有关的,有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。

(八) 荣誉类:主要内容包括单位各项活动中获得的奖状、证书、实物等材料。

第九条  归档要求

(一) 单位实行按文件材料形成部门立卷制度(简称部门立卷)。立卷人按照文件材料自然形成的规律,保持彼此之间的有机联系,符合便于利用的要求,进行整理组卷,统一移交档案室。

(二) 归档的文件材料同一类的应格式一致、书写装订工整、字迹图橡清晰,符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔书写,禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

第十条  归档时间

(一) 职能部门和业务部门在次年三月前归档。

(二) 基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成鉴定后两个月内归档。

第三章  档案管理

第十一条 档案室要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等。

第十二条 库房应有防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等设施。

第十三条 档案保管期限分永久、长期、短期,对保管期限已满的档案依据有关规定进行鉴定销毁。

第十四条 对档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计。

第十五条 建立和健全档案库房管理有关制度。设专人负责库房管理,定期进行检查、清点,对于已破损、字迹不清的档案及时抢救,发现隐患立即向领导汇报解决。

第十六条 做好档案管理的基础工作,逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第四章  档案工作人员

第十七条  档案工作人员(包括专、兼职人员)按有关规定实行专人专岗制度。

第十八条  对档案工作人员应定编、定岗、定职、定责,按照单位规定进行德、能、勤、绩的考核,根据工作实绩决定岗位。

第十九条  档案工作人员(专、兼职)职责:

(一) 认真贯彻执行党和国家有关档案工作方针、政策和法规,公正廉洁、严守秘密,确保档案安全。

(二) 热爱档案事业、忠于职守、埋头苦干,认真完成本职工作。

(三) 认真学习和掌握档案专业理论知识和有关的新知识、新技术,不断提高水平。

第五章 附则

第二十条 参照单位绩效考评办法,将档案管理全流程及各单位相关保存档案质量纳入绩效考核。

第二十一条 本办法由档案管理部门负责解释。

第二十二条 本办法自发布之日起施行。

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